Máy photocopy ngày nay dường như là không thể thiếu trong các văn phòng, doanh nghiệp, công ty hay trường học, phụ vụ cho nhu cầu Photocopy, in ấn với số lượng lớn. Tuy nhiên trên thị trường hiện nay, giá thành của những chiếc máy photocopy lại không hề rẻ và có rất nhiều hãng khác nhau, việc chọn mua được một chiếc máy photocopy chính hãng giá tốt là điều không dễ. Thành Đồng xin tư vấn để các bạn có thể chọn được một chiếc máy photocopy ưng ý và phù hợp nhất.
Hiện nay trên thì trường có rất nhiều dòng máy photocopy khách nhau của các hãng nổi tiếng như: Toshiba, Ricoh, Xerox… được bán rất nhiều tại các nhà phân phối, đại lý hay các công ty Thiết bị văn phòng.
Điều đầu tiên và quan trọng nhất khi chọn mua một chiếc máy photocopy đó chính là nhu cầu.
- Nơi đặt máy photocopy (Doanh nghiệp, công ty, văn phòng hay trường học) có quy mô lớn, vừa hay nhỏ?
- Bạn dùng máy photocopy với đầy đủ chức năng hay đơn thuần chỉ để photocopy?
- Bạn có nhu cầu quản lý với tài khoản đăng nhập hay photocopy, scan qua mạng?
Vậy ngân sách để mua một chiếc máy photocopy của bạn là bao nhiêu?
Nếu bạn đang có ý định chọn mua một chiếc máy photocopy, việc đầu tiên cần làm sau khi đã xác định rõ nhu cầu của doạnh nghiệp, bạn hãy dự trù kinh phí tối đa của mình. Sau đó, bạn tìm hiểu về giá cả của các dòng sản phẩm, và tính năng đi kèm của chúng. Hai điều này luôn đi song song với nhau. Tiền nào của nấy, bạn không thể nào chọn được với một chiếc máy photocopy với đầy đủ mọi tính năng, tốt nhất thị trường, mà giá lại rẻ nhất.
Về chức năng, một chiếc máy photocopy tầm thấp thường không có chức năng copy tự động 2 mặt và in 2 mặt, do đó bạn phải lựa chọn thêm, các bộ phận đó gọi là “option”. Có các loại option như:
- DADF (tùy từng hãng có cách gọi khác nhau như ADF, DF,…)
- Bộ nạp và đảo bản gốc tự động; Duplex-bộ đảo bản sao (bản chụp)
- Card in mạng (thường thì chọn thêm bộ phận này máy sẽ có thể scan màu mạng)
- Bo mạch Fax-biến chiếc máy photo của bạn thành một máy Fax; khay giấy chọn thêm; bộ hoàn tất bản sao,….
Các máy photo tầm trung, có giá thành cao thường có sẵn Duplex, đôi khi có những máy đã có cả DADF (nhưng nhìn chung là bạn phải lựa chọn thêm). Bạn nên hỏi kỹ nhà cung cấp trước khi mua là máy đã có DADF và Duplex hay chưa để tránh những trường hợp đáng tiếc.
Nghiên cứu thị trường và tìm hiểu sản phẩm
Sau khi đã xác định rõ nhu cầu và hoạch định ngân sách tối đa, bạn cần tìm hiểu về các dòng máy. Hiện nay trên thị trường có nhiều hãng nổi tiếng như: Máy photocopy Toshiba, máy photocopy Ricoh,…Bạn có thể tham khảo các sản phẩm có giá và nhu cầu phù hợp tại các website. Sau đó hãy so sánh về tính năng và giá thành để lựa chọn sản phẩm ưng ý nhất.
Khi mua hàng, bạn có thể hỏi nhà cung cấp các câu như:
- Tôi cấn chức năng như thế này thì nên chọn mua thương hiệu nào, mã máy nào?
- Tôi có tầm tiền này thì nên chọn thương hiệu nào, mã máy nào?
- Theo bạn thì mã máy này so với các sản phẩm cùng loại có gì đặc biệt?
Khi có được lời tư vấn, bạn tìm hiểu thêm về dòng máy đó, đại loại như:
- Máy có cài chip đếm gì không?
- Mực máy này chạy được bao nhiêu bản, giá của mỗi hộp mực?
- Linh kiện thay thế của máy này có đắt không, có thay thế rời từng bộ phận được không, tuổi thọ của các linh kiện như trống, gạt, cartridge như thế nào…? Bạn nên hỏi thật sâu phần này vì sau này dùng máy, linh kiện thay thế là rất thường xuyên, nếu linh kiện đắt thì chi phí phải chi ra cho cả đời một chiếc máy là khá lớn.
Sau khi đã chọn được loại máy photocopy ưng ý, hãy tìm hiểu nhà cung cấp, nơi bạn dự định sẽ mua hàng về chính sách cũng như ưu đãi:
- Thời gian bảo hành như thế nào?
- Dịch vụ bảo trì ra sao?
- Khi phát sinh nghiệp vụ thì cam kết sau bao lâu sẽ có mặt để khắc phục sự cố?
- Tất cả những điều này có thể đưa vào hợp đồng được không?
