Những lưu ý không thể bỏ qua trước khi mua máy photocopy
Máy photocopy là một trong những thiết bị đắt tiền. Vì thế việc tìm hiểu cặn kẽ về máy photocopy sẽ giúp người dùng mua được sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu công việc và tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Dưới đây là những điều cần cân nhắc trước khi mua.
Xác định công suất máy photocopy
Trước khi mua máy photo, cần tính toán nhu cầu sao chụp hàng tháng, để lựa chọn một chiếc máy photocopy có công suất in phù hợp với nhu cầu sử dụng
Xác định loại máy photocopy
Hiện trên thị trường có nhiều loại máy photocopy phục vụ cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau thường chia làm 2 loại máy qua sử dụng và chưa qua sử dụng.
Xác định chức năng kèm theo máy
Trong khi đó một số loại máy không thể nâng cấp thêm chức năng mới hoặc nâng cấp phí rất cao. Việc lựa chọn các chức năng này ngay từ đầu giúp Quý Khách tiết kiệm rất nhiều chi phí và mang lại rất hiệu quả công việc rất lớn.
Các chức năng của máy photocopy mà bạn cần cần nhắc để chọn lựa khi mua:
- Diễn giải
- Bộ đảo 2 mặt bản sao (duplex): cho ra bản sao hoặc bản in 2 mặt.
- Bộ nạp bản gốc (ADF): máy sẽ tự động nạp bộ tài liệu của bạn vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao chỉ bằng 1 nút nhấn.
- Chức năng in (Printer): nên mua nếu có nhu cầu in nhiều hoặc in khổ A3, vì chi phí mực photocopy rẻ hơn rất nhiều so với mực in, và máy in khổ A3 cũng đắt không kém gì máy photocopy.
- Chức năng scan: nên chọn nếu có nhu cầu scan số lượng lớn tài liệu để lưu trữ vào máy tính.
Nếu công ty lớn, có nguồn tài chính dồi dào thì việc bỏ kinh phí mua máy photocopy sẽ không thành vấn đề, chủ yếu là chất lượng và đáp ứng đúng yêu cầu sử dụng.
Hãng càng nổi tiếng thì giá máy càng cao, có thể sắp các Hãng Photocopy như sau: máy Photo Ricoh, Canon, máy Photo Toshiba, Fuji Xerox, Konica Minolta, Gastetner, Kyocera, Sharp…
Dịch vụ cho thuê máy photo là loại hình dịch vụ rất phổ biến ở các nước phát triển, và cũng đang phát triển rất mạnh ở nước ta trong thời gian gần đây. Quý khách có thể tham khảo thêm để hiểu rõ về mô hình dịch vụ cho thuê này.
Không giống như các sản phẩm khác, mọi chế độ bảo hành hậu mãi từ nhà sản xuất. Thì riêng máy photocopy, chế độ hậu mãi bảo hành lại từ nhà cung cấp, nơi bán ra sản phẩm.
Vì thế, chọn nhà cung cấp để có chế độ bảo hành và hậu mãi tốt là rất quan trọng. Họ bán giá rất thấp, nhưng chỉ cần sử dụng vài tháng là hết bảo hành, bảo trì. Và người dùng lại phải bỏ thêm số tiền rất lớn khác để nhờ công ty chuyên về máy photocopy sửa chữa, bảo trì, khắc phục các sự cố.
So sánh giá cả và công năng máy
Đối với một công ty vừa và nhỏ việc trang bị một chiếc máy phục vụ trong công việc hằng ngày, phải bỏ ra một khoản tiền tương đối lớn là quả là một vấn đề: vì vậy khi tính đến việc mua sắm người dùng cần xem xét tính năng và giá cả của các hãng sản xuất.
Hầu hết các máy photocopy mới với giá trên chưa bao gồm các phụ kiện kèm theo, nên người mua cần phải hỏi kỹ nơi bán. Bên cạnh đó trên thị trường cũng có một số máy photocopy nhập khẩu chất lượng cao đã qua sử dụng tốc độ sao chụp trung bình từ 35 – 45 tờ/ phút, giá cả chỉ dao động khoảng từ 1.000 USD, hầu hết các dòng máy này đã tích hợp các phụ kiện kèm theo như bộ tự động nạp bản gốc, tự động đảo mặt bản sao, tích hợp thêm các chức năng in, scan… chất lượng bản chụp thật sắc nét bạn có thể trực tiếp đến các nới bán để tham khảo cụ thể.
Tìm hiểu về sản phẩm trước khi mua
Trước khi mua bạn cần phải nghiên cứu và thu thập thông tin về sản phẩm dự định mua.
Khả năng dùng qua mạng
Nếu bạn đang quản lý một doanh nghiệp vừa phải, hầu hết bạn đều có một mạng lưới kinh doanh, nơi mà tất cả các khách hang của bạn và nhân lực của công ty giao tiếp với nhau. Nếu có nhu cầu dùng máy photocopy kỹ thuật số đa chức năng trong hệ thống này, bạn cần phải chắc chắn rằng trước tiên nó có tính năng kết nối và sử dụng qua mạng. Mua một máy để phục vụ cho nhiều công việc như vậy nhưng lại thiếu chức năng dùng qua mạng sẽ ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả kinh doanh.
Tiết kiệm hơn
Đừng bao giờ nghĩ rằng một máy photocopy đa chức năng có thể thực hiện cùng một lúc nhiều chức năng , không phải tất cả mọi sản phẩm đều có thể.
Hiệu quả và ổn định
Bạn có thể biết được hiệu suất và tính ổn định của loại máy định mua bằng cách thực hiên một xem xét nhỏ về điều mà những người từng sử dụng nói về nó. Thật là thất vọng nếu bạn hấp tấp mua một chiếc máy mà bạn nghĩ rằng nó là loại tốt nhất để rồi cuối cùng nhận ra nó có quá nhiều khuyết điểm.
Chế độ bảo hành và dịch phụ hậu mãi
Mọi sự cồ đều có thể phát sinh nếu bạn thường xuyên sử dụng hãy liên hệ với bên cung cấp để có thể yêu cầu sửa máy photocopy. Hãy cố gắng tìm hiểu xem dịch vụ bảo hành và hậu mãi của người bán hay nhà sản xuất đó như thế nào trước khi quyết định mua.
