Máy Photocopy là thiết bị đắt tiền. Vì thế việc tìm hiểu cặn kẽ về máy photocopy sẽ giúp Quý Khách mua được máy photocopy đáp ứng đúng nhu cầu công việc và tiết kiệm được rất nhiều chi phí.
Xác định công suất máy photocopy
Quý khách cần xem nhu cầu và khả năng sao chụp máy photocopy hàng tháng nhiều ít, để chọn ra một chiếc máy có công suất đáp ứng phù hợp nhu cầu sao chụp của Quý khách.
Công suất của máy tương ứng với tốc độ sao chụp, tốc độ càng cao thì công suất máy càng cao. Dựa vào đặc điểm đó, chúng tôi tạm chia thành 4 loại sau:
|
Nhu cầu công việc |
Nên chọn máy |
Công suất sao chụp tối đa/tháng |
|
Photocopy ít |
16 –> dưới 20 |
10.000 bản |
|
Photocopy trung bình |
20 –> dưới 30 |
10.000 – > 20.000 bản |
|
Photocopy nhiều |
30 –> dưới 55 |
20.000 –> 40.000 bản |
|
Photocopy rất nhiều |
55 bản/phút trở lên |
Trên 40.00 bản/tháng |
Xác định loại máy photocopy
Có rất nhiều loại máy photocopy khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Điều này giúp chúng ta sử dụng máy hiệu quả nhất và tiết kiệm nhất.
Máy photocopy chia làm các loại sau đây:
|
Loại máy |
Tư vấn |
|
Máy photocopy |
Đây là loại máy photocopy phổ biến nhất trên thị trường, khổ giấy sao chụp lớn nhất là A3. Tham khảo thêm: |
|
Máy photocopy |
Nếu chỉ có nhu cầu photocopy A4 thì nên chọn máy Photocopy A4 (thường kèm theo chức năng in và scan màu), giá thấp hơn nhiều so với máy photocopy A3. Nếu sử dụng không nhiều thì chọn Máy Photocopy Mini Trắng Đen,Máy Photocopy Mini Màu Đa Chức Năng (One in All), giá cả lại cực thấp mà lại có nhiều chức năng. |
|
Máy Photocopy |
Tương đương máy mới nhưng giá giảm 50% so với máy mới. |
|
Máy Photocopy nhập khẩu, |
Máy photocopy nhập khẩu trực tiếp từ Châu Mỹ, Châu Âu, mới 95%, máy đã qua sử dụng vừa hết bảo hành ở nước ngoài, chưa sử dụng tại Việt Nam, chất lượng máy của Mỹ nên chất lượng máy không thua gì mua máy mới. Giá giảm 70% – 90% so với mua máy mới. Tham khảo thêm:
|
|
Máy Photocopy |
Thích hợp photocopy đề thi, mẫu biểu (không có hình ảnh), từ 1 bản gốc nhưng sao chụp số lượng lớn bản sao. Tốc độ sao chụp rất cao, có thể lên đến 120 bản/phút. |
|
Máy Photocopy khổ A0 |
Dùng để photocopy khổ giấy lớn như bản vẽ trong xây dựng |
|
Máy Photocopy |
Chi phí mua máy rất cao và phải có giấy phép trước khi sử dụng |
Máy Photocopy Ricoh
Xác định các chức năng kèm theo máy photocopy
Hiện nay, máy photocopy kỹ thuật số tích hợp rất nhiều chức năng kèm theo, các chức năng này có sẵn trong máy hoặc phải chọn thêm.
Một số loại máy có sẵn đầy đủ các tính năng ngay từ đầu hoặc gắn thêm với giá rất rẻ. Trong khi đó một số loại máy không thể nâng cấp thêm chức năng mới hoặc nâng cấp phí rất cao. Việc lựa chọn các chức năng này ngay từ đầu giúp Quý Khách tiết kiệm rất nhiều chi phí và mang lại rất hiệu quả công việc rất lớn.
Ví dụ:
- Máy photocopy có chức năng photo và in ngay từ đầu sẽ rẻ hơn rất nhiều so với máy chỉ có chức năng photo và gắn thêm chức năng in.
- Quý khách có nhu cầu in khổ A3, thì việc lựa chọn máy photocopy có chức năng in sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí và diện tích so với mua 1 máy chỉ có chức năng photo và mua thêm 1 máy in khổ A3 (trị giá trên 1.000 USD và mực in lại rất mắc so với mực photocopy).
- Nhưng nếu quý khách chỉ cần chức năng photo thì chỉ nên mua máy có 01 chức năng photo để tiết kiệm chi phí.
Các chức năng của máy photocopy mà bạn cần cần nhắc để chọn lựa khi mua:
|
Chức năng |
Diễn giải |
|
Bộ đảo 2 mặt bản sao (duplex) |
Khi photocopy hoặc in thì cho ra bản in 2 mặt hoàn toàn tự động. Nếu không có bộ phận này, máy photocopy muốn in 2 mặt thì phải đảo giấy bằng tay, photocopy lần 1 rồi bỏ giấy lại khay giấy để photocopy lần 2 cho mặt sau. |
|
Bộ nạp bản gốc (ADF) |
Máy sẽ tự động nạp bộ tài liệu của bạn vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao chỉ bằng 1 nút nhấn. |
|
Bộ nạp và đảo bản gốc (ARDF) |
Máy sẽ tự động nạp 2 mặt bộ tài liệu của bạn vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao chỉ bằng 1 nút nhấn. Bộ này thường mua khi đã có bộ đảo 2 mặt bản sao (duplex). |
|
Chức năng in (Printer) |
Nên mua nếu có nhu cầu in nhiều hoặc in khổ A3, vì chi phí mực photocopy rẻ hơn rất nhiều so với mực in, và máy in khổ A3 cũng đắt không kém gì máy photocopy. |
|
Chức năng scan |
Chỉ nên chọn nếu có nhu cầu scan số lượng lớn tài liệu để lưu trữ vào máy tính. Máy photocopy có 2 loại scan trắng đen và scan màu. |
|
Chức năng kết nối mạng |
Nếu sử dụng cho nhiều người thì nên chọn loại máy có chức năng in và scan mạng. |
|
Chức năng Fax |
Fax bộ tài liệu với tốc độ nhanh chóng. |
Chi phí mua máy photocopy
Nếu công ty lớn, có nguồn tài chính dồi dào thì việc bỏ kinh phí mua máy photocopy sẽ không thành vấn đề, chủ yếu là chất lượng và đáp ứng đúng yêu cầu sử dụng. Thì đối với một công ty vừa và nhỏ việc trang bị một chiếc máy phục vụ trong công việc hằng ngày, phải bỏ ra một khoản tiền tương đối lớn là quả là một vấn đề lớn.
Vì vậy khi tính đến việc mua sắm Quý Khách cần xem xét, so sánh tính năng và giá cả của các hãng sản xuất, cân nhắc chọn lựa các loại máy, chức năng kèm theo máy, cũng như giữa máy mới và máy đã qua sữ dụng.
Hãng càng nỗi tiếng thì giá máy càng cao, có thể sắp các Hãng Photocopy như sau: Ricoh, Canon, Toshiba, Fuji Xerox, Konica Minolta, Gestetner, Kyocera, Sharp …
Trên thì trường hiện nay giá cả một máy photocopy mới của các hãng có giá khoảng từ 1.000 USD – 2.000 USD, tốc độ sao chụp khoảng 16 tờ/phút, đối với những máy tốc độ sao chụp cao hơn khoảng 25 -45 bản/phút giá cả dao động từ 3.000 USD – 10.000 USD.
Hầu hết các máy photocopy mới với giá trên chưa bao gồm các phụ kiện kèm theo, hoặc nếu có thì cũng rất hạn chế, nếu cần thì phải mua thêm.
Bên cạnh đó, trên thị trường cũng có một số máy photocopy nhập khẩu chất lượng cao, đã qua sử dụng, tốc độ sao chụp trung bình từ 35 – 45 tờ/ phút, giá cả chỉ dao động khoảng trên dưới 1.000 USD. Các dòng máy này thường đã tích hợp các phụ kiện kèm theo như bộ tự động nạp bản gốc, tự động đảo mặt bản sao, tích hợp thêm các chức năng in, scan … chất lượng bản chụp cũng rất sắc nét, bạn có thể trực tiếp đến các nơi bán để tham khảo cụ thể.
